Como escolher o local ideal para o evento corporativo

Tempo de leitura: 3 minutos

Escolher o local ideal para o evento corporativo é uma tarefa complexa que exige planejamento, análise e muita atenção aos detalhes. 

Quando pensamos em eventos desse tipo, a organização e o checklist – de diversos pontos – é fundamental. Afinal, conferências, congressos, debates, workshops, festas de fim de ano e tantos outros formatos exigem, cada um, preparações diferentes.

Nesse sentido, o lugar ideal é peça chave para que praticamente tudo dê certo. Vai muito além de um ambiente bonito; isso tem a ver com praticidade, conforto e funcionalidade.

Se você tem o desafio de encontrar um lugar que reúna todas essas qualidades, continue a leitura e veja dicas essenciais para fazer um evento de sucesso!

local ideal para o evento corporativo

O que considerar antes de buscar o espaço

Antes de partir às buscas, certifique-se de ter um checklist completo sobre os detalhes da dinâmica do encontro corporativo. O primeiro passo é entender o objetivo do evento e, depois, o seu formato.

Com isso em mãos, levante:

  • A verba disponível;
  • A quantidade de pessoas a serem convidadas; 
  • A duração (e, com isso, o melhor horário e dia da semana);
  • A infraestrutura necessária (slideshows, monitores, equipamentos de projeção, caixas de som, ar condicionado, cozinha, entre outras coisas);
  • A necessidade de estacionamento no local;
  • A localização ideal;
  • A equipe de apoio (suporte técnico, buffet, garçons, seguranças, animadores, profissionais de limpeza, etc).

Esta é uma breve lista, apenas para começar, e com certeza há muito mais detalhes envolvidos. Mas para identificar o lugar ideal já nos basta. Portanto, com todas essas questões definidas, você pode partir em busca do local ideal para o evento corporativo.

5 dicas para escolher o local ideal para o evento corporativo

Há alguns pontos importantes para ficar de olho antes de bater o martelo.

1. Faça, pelo menos, três orçamentos

Na verdade, esta máxima vale para qualquer tipo de aquisição comercial – e você pode levantar muito mais do que três opções. Por que isso é importante?

Com várias opções nas mãos, você pode negociar valores e serviços que o espaço oferece. Além disso, tem mais de uma opção para apresentar para o tomador de decisão – caso não seja você.

2. Faça uma vistoria completa no ambiente

Pode ser que a ansiedade para encontrar o lugar ideal ofusque detalhes que saem caro na hora do evento. Dependendo do tamanho do local, leve mais pessoas com você para a vistoria.

Teste interruptores, aparelhos e até torneiras e descargas. Sente-se nos bancos, ande pelo palco e estacione seu carro na garagem. Tudo o que for possível testar, teste!

3. Busque por avaliações do local

Hoje o que não falta são plataformas de avaliação de empresas. 

Reclame Aqui, Fã Pages, Google e outros portais podem te dar uma boa visão das experiências que mais pessoas tiveram com o espaço. Portanto, ler os depoimentos pode ser decisivo para a sua escolha.

4. Analise a região e a vizinhança

O evento pode ser muito bem planejado e servir fartamente os convidados, mas se ele está no local errado isso pode acabar com a experiência de quem participa.

A região é central para os convidados? É composta de pontos de táxis e de ônibus? E o salão de festas, fica próximo de estabelecimentos que enchem muito e são barulhentos? Como é a entrada para o estacionamento?

Vale se preocupar, também, com a segurança. Certifique-se de que o evento seja realizado em local seguro.

5. Repasse seu checklist novamente

Nunca é demais revisar. Imagine se um detalhe como a falta de ar condicionado passa em branco e seu evento está planejado para acontecer no auge do verão em local fechado?

É melhor “pecar” pelo excesso!

O local ideal para o evento corporativo da sua empresa é onde você encontra tudo o que precisa e que atenda bem aos convidados!

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