Erros comuns na organização do baile de formatura

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Se você faz parte da comissão de formatura da sua turma, leia até o fim e saiba como evitar erros gritantes na organização do baile de formatura.

É fato que organizar um festa de formatura é cansativo e dá mais trabalho do que imaginamos inicialmente. O função da comissão de formatura é justamente absorver e organizar todo esse trabalho de forma eficiente.

Evitar erros cruciais faz parte de um baile de formatura de sucesso. E é por isso que hoje estamos aqui: para apontar esses erros e já lhe avisar como não cometê-los. Acredite, tudo ficará mais seguro e fácil.

Leia mais sobre qual é a importância da comissão de formatura.

organização do baile de formatura

1. Trabalhar sem planejamento e liderança

O mais mais gritante de todos e sem sombra de dúvidas o mais cometido entre as comissões de formatura. Sim, pasme! Todo mundo sabe que precisa fazer, mas na prática não existe um planejamento para seguir e nem um líder que ajude nas decisões mais difíceis e desempate as discussões.

Se sua comissão quer ser bem sucedida na organização da formatura, comece pelo básico e não tão simples: é hora de planejar!

2. Achar que o barato não sai caro

Não só em festa de formatura, mas sim em organização de eventos em geral, muitas vezes somos levados às tentações dos preços muito baixos. É muito importante pedir indicações, principalmente da empresa de eventos que vai auxiliar a comissão e fazer vários orçamentos (pelo menos três de cada tipo de serviço).

Avalie, compare, pergunte! Sempre desconfie de preços absurdos e entenda que os serviços como buffet, som e iluminação, salão de festas, etc, quando possuem o mesmo padrão nos pedidos, tendem a manter um padrão de orçamento.

3. Não acompanhar a empresa de eventos

É extremamente indicado a contratação de uma empresa especializada em formaturas para auxílio em todo o processo de organização e realização da festa. Esse tipo de serviço garante agilidade em alguns processos uma vez que são empresas com experiência em organização de formaturas.

Mas cuidado para não deixar tudo muito solto e sem acompanhamento. As empresas são especializadas, mas não têm o olhar sonhador de todos os formandos, não fazem parte da história da turma. Portanto, esteja sempre junto e insira na organização o toque de formando que só você tem e sua turma têm!

Além disso, assim como sob qualquer fornecedor a comissão deve estar atenta à prestação dos serviços, de todos os detalhes, e garantir a suas execuções.

4. Não controlar os recebimentos

É fundamental controlar a cobrança e os recebimentos com muito cautela. É com esse dinheiro que a mágica acontece.

Lembre-se que nenhum esforço adiantará se o dinheiro planejado não estiver em caixa. Portanto, escolha um tesoureiro de perfil organizado e principalmente, bom em contas. Esse função é fundamental para a comissão.

O ideal é ter regras claras para inadimplência de formando, um plano B para algum evento que não deu lucro e um fundo de reserva caso essas situações aconteçam (e podem acontecer).

Saiba mais: Mensalidade da festa de formatura: como definir o orçamento.

5. Não se atentar ao tamanho e estrutura do salão de festa

Por último e não menos importante: defina com seriedade o local da festa!

A escolha do salão é influenciada por algumas variáveis, tais como: quantidade de convidados, atrações contratadas e estilo de buffet. Assim, deve-se definir primeiro esses itens para então avaliar e contratar o local mais adequado.

Pense bem nisso ao avaliar as opções de salão, pois poder ser uma dor de cabeça para a comissão caso o salão seja pequeno ou grande demais, ou ainda não tenha a estrutura adequada.

Enfim, coloque esses cinco itens na sua listinha de erros que NUNCA podem ser cometidos e assim você garantirá o sucesso da organização do baile de formatura da sua turma.

Nós do Buffet Catharina temos mais de 65 anos de tradição e história em festas de formatura e estamos inteiramente à disposição para lhe auxiliar nesta organização. Saiba mais em nosso site!

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