Os 7 primeiros passos para organizar a festa de formatura

Tempo de leitura: 3 minutos

Sabemos o quanto é difícil organizar a festa de formatura. São muitos os detalhes envolvidos. Afinal, o fim de uma longa jornada de estudos e o início da nova carreira profissional merece uma comemoração à altura, não é mesmo?

Para organizar a festa é preciso planejamento. Para ajudar nessa missão, separamos dicas para te ajudar nos 7 primeiros passos para a organizar a festa de formatura.

Veja quais são as responsabilidades da comissão de formatura, a importância da organização financeira, os motivos para a definição de metas, como criar meios de arrecadação e como escolher os melhores fornecedores para a festa de formatura.

festa de formatura no buffet catharina
Festa de formatura no Salão Nobre / Acervo Buffet Catharina

1) Eleger uma comissão de formatura

Para organizar a festa de formatura, primeiramente é preciso eleger os membros da comissão. Ela será responsável por conciliar os desejos de todos os formandos e fazer valer o investimento de todos.

Dentre as responsabilidades da comissão de formatura estão a organização financeira, a criação de eventos para arrecadar fundos, a escolha do cerimonial e a avaliação dos fornecedores.

2) Eleger o responsável pela organização financeira da formatura

O responsável pela organização financeira da formatura deve planejar os custos do culto ecumênico, convites, colação de grau e baile. Para isso, deverá controlar entradas e saídas, estabelecer metas alcançáveis, definir prioridades e, juntamente com a comissão, criar meios para arrecadar fundos.

3) Avaliar o número de formandos

Avaliar o número de formandos que vão participar da festa de formatura será necessário para todos os demais passos do planejamento. Para isso, vale a pena considerar formandos de outras turmas, principalmente em casos onde o espaço desejado para a festa seja amplo.

Além disso, quanto maior o número de participantes, maior a chance de conseguir flexibilidade nas negociações com fornecedores.

4) Definir o orçamento financeiro para a festa

Depois de criada a comissão de formatura e definido o número de formandos, é hora de pensar no orçamento financeiro para a festa de formatura.

Neste momento, é preciso ouvir os desejos da turma, estabelecer prioridades, pesquisar fornecedores e avaliar os custos.

5) Definir metas

As metas para a festa de formatura precisam ser alcançáveis, para que seja possível a arrecadação. Assim, será mais fácil incentivar a participação da turma.

Para isso, faça um esboço do montante necessário, um cronograma para metas e defina quais são as possibilidades para alcançar o objetivo.

6) Criar meios de arrecadação

Há diversas maneiras de criar meios de arrecadação para a festa de formatura. Para isso, pode-se investir em eventos com venda de ingressos, preparar lanches para vender na própria faculdade, criar rifas ou vender brindes personalizados.

7) Fazer uma pesquisa dos melhores fornecedores

Os melhores fornecedores do mercado poderão ser determinantes para o sucesso da sua festa de formatura. Para dar início à seleção de fornecedores, faça um checklist dos itens definidos no planejamento.

Além disso, lembre-se: contatar os fornecedores com pouca antecedência pode tornar o evento mais caro. Além de correr o risco de não encontrar data disponível para o fornecedor desejado.

Outro aspecto muito importante é adotar uma postura analítica com relação aos custos. Para isso, pesquise os detalhes sobre os preços e serviços oferecidos, para avaliar o custo-benefício. E não se esqueça de considerar a experiência de mercado do fornecedor.

Veja também: Como escolher o buffet de formatura?

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