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Avaliar criteriosamente os diversos pontos sobre o espaço para eventos corporativos pode ser decisivo para o sucesso do seu evento corporativo
Há diversos tipos de eventos corporativos, dentre eles, congressos, conferências, palestras, simpósios, treinamentos, seminários, worshops, feiras, confraternizações, dentre outros. Portanto, para a realização de uma solenidade de sucesso, deve ser feito um planejamento que leve em consideração o objetivo do evento e o público-alvo.
O espaço para eventos corporativos deve ser adequado às particularidades de cada evento. Veja abaixo os fatores que devem ser avaliados para a escolha do melhor local.
Local: Buffet Catharina / Imagem: Diego Filipe Fotógrafo
Faça um planejamento
Um bom ponto de partida para o planejamento é a definição das características do evento que deseja promover. Essas qualidades serão importantes para a negociação do espaço para eventos corporativos. Para isso, é necessário definir o tipo de evento, as prováveis datas e detalhes da infraestrutura para atender aos desejos do público-alvo.
Evento corporativo no Buffet Catharina / Imagem: Acervo Buffet Catharina
Defina o orçamento
O budget proposto pela empresa será o norte para a tomada de decisões sobre o evento. Provavelmente uma parcela considerável do seu orçamento será destinado ao aluguel do espaço para eventos corporativos. Há diversos estilos de salão de festas, por isso, analise criteriosamente as opções do mercado.
Evento empresarial no Buffet Catharina / Imagem: Acervo Buffet Catharina
Avalie o tamanho
O espaço para eventos corporativos deve comportar a todos os convidados de maneira confortável. Além disso, deve de oferecer espaços para circulação e interação entre os convidados durante os intervalos. Por isso, defina a lista de convidados e avalie a capacidade máxima do local. Vale a pena também considerar a necessidade de ampliar ou diminuir o espaço, caso o número de participantes varie.
Palestra no Buffet Catharina / Salão Nobre / Imagem: Acervo Buffet Catharina
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Escolha uma boa localização
Para a realização de um evento é importante que a localização do espaço para eventos corporativos seja de fácil acesso. Ou seja, isso será favorável para que os convidados cheguem com facilidade. Além disso, contribuirá para que os fornecedores possam fazer as entregas sem dificuldades.
O fator custo x benefício é muito importante para a escolha do local. Um espaço em local afastado pode gerar dificuldade de deslocamento dos convidados. Uma boa localização é sucesso para o seu evento corporativo.
Fachada do Buffet Catharina / Imagem: Acervo Buffet Catharina
Veja também: 4 dicas para um evento corporativo de sucesso
Segurança é primordial
A segurança é um fator primordial para a escolha do espaço para eventos corporativos. Além de não ser localizado em uma região de alto índice de periculosidade, é importante que o local seja bem iluminado. Outro aspecto relevante, é que tenha profissionais para garantir a segurança dos convidados.
Por isso, avalie se o espaço possui uma equipe especializada, saídas de emergência bem localizadas e sinalizadas, extintores de incêndio e local para um posto de enfermagem. Verifique também se o local possui o alto de vistoria do corpo de bombeiros. (AVCB)
Atenção à acessibilidade
Para a realização do seu evento corporativo, opte por espaços que simplifiquem a entrada e a circulação de pessoas com mobilidade reduzida. Sendo assim, verifique se há rampas de acesso, elevadores, estacionamento e banheiros adaptados no espaço para eventos.
Verifique a estrutura e as instalações elétricas
É importante verificar se o espaço para eventos corporativos possui estrutura para instalações elétricas e recursos audiovisuais e de iluminação. Além disso, se há estrutura para decoração, climatização, geradores de energia e chapelaria. Outro ponto a ser observado é se os banheiros estão em boas condições de uso.
Analise a experiência de mercado e certificações de qualidade
Antes de escolher um espaço para eventos corporativos, analise o portfólio das celebrações realizadas no local. Ou seja, empresas com experiência de mercado e certificações de qualidade mostram que estão aptas a realizar eventos de sucesso.
Além disso, através da observação de eventos anteriores realizados no local é possível obter inspirações, como por exemplo, de que forma os espaços foram utilizados para o desenvolvimento das atividades.
Evento 120 Anos SulAmérica no Salão Nobre / Imagem: Acervo Buffet Catharina
Verifique os serviços adicionais oferecidos
Verificar os serviços adicionais oferecidos pelo espaço para eventos corporativos pode garantir vantagens na negociação. Extras como o serviço de buffet podem, além de proporcionar melhor preço na locação do espaço, contribuir para reduzir o trabalho na organização no evento corporativo.
Realizar o evento da sua empresa no Buffet Catharina é contar com a experiência e a credibilidade de mais de 65 anos atendendo a organizações de renome nacionais e internacionais.
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