9 dicas para escolher o espaço para eventos corporativos

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Avaliar criteriosamente os diversos pontos sobre o espaço para eventos corporativos pode ser decisivo para o sucesso do seu evento corporativo

Há diversos tipos de eventos corporativos, dentre eles, congressos, conferências, palestras, simpósios, treinamentos, seminários, worshops, feiras, confraternizações, dentre outros. Portanto, para a realização de uma solenidade de sucesso, deve ser feito um planejamento que leve em consideração o objetivo do evento e o público-alvo.

O espaço para eventos corporativos deve ser adequado às particularidades de cada evento. Veja abaixo os fatores que devem ser avaliados para a escolha do melhor local.

buffet catharinaLocal: Buffet Catharina / Imagem: Diego Filipe Fotógrafo

Faça um planejamento

Um bom ponto de partida para o planejamento é a definição das características do evento que deseja promover. Essas qualidades serão importantes para a negociação do espaço para eventos corporativos.  Para isso, é necessário definir o tipo de evento, as prováveis datas e detalhes da infraestrutura para atender aos desejos do público-alvo.

evento empresarial buffet catharinaEvento corporativo no Buffet Catharina / Imagem: Acervo Buffet Catharina

Defina o orçamento

O budget proposto pela empresa será o norte para a tomada de decisões sobre o evento. Provavelmente uma parcela considerável do seu orçamento será destinado ao aluguel do espaço para eventos corporativos. Há diversos estilos de salão de festas, por isso, analise criteriosamente as opções do mercado.

evento empresarial orçamento catharinaEvento empresarial no Buffet Catharina / Imagem: Acervo Buffet Catharina

Avalie o tamanho

O espaço para eventos corporativos deve comportar a todos os convidados de maneira confortável. Além disso, deve de oferecer espaços para circulação e interação entre os convidados durante os intervalos. Por isso, defina a lista de convidados e avalie a capacidade máxima do local. Vale a pena também considerar a necessidade de ampliar ou diminuir o espaço, caso o número de participantes varie.

palestra buffet catharinaPalestra no Buffet Catharina / Salão Nobre / Imagem: Acervo Buffet Catharina

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Escolha uma boa localização

Para a realização de um evento é importante que a localização do espaço para eventos corporativos seja de fácil acesso. Ou seja, isso será favorável para que os convidados cheguem com facilidade. Além disso, contribuirá para que os fornecedores possam fazer as entregas sem dificuldades.

O fator custo x benefício é muito importante para a escolha do local. Um espaço em local afastado pode gerar dificuldade de deslocamento dos convidados. Uma boa localização é sucesso para o seu evento corporativo.

localizacao-buffet-catharina

Fachada do Buffet Catharina / Imagem: Acervo Buffet Catharina

Veja também: 4 dicas para um evento corporativo de sucesso

Segurança é primordial

A segurança é um fator primordial para a escolha do espaço para eventos corporativos. Além de não ser localizado em uma região de alto índice de periculosidade, é importante que o local seja bem iluminado. Outro aspecto relevante, é que tenha profissionais para garantir a segurança dos convidados.

Por isso, avalie se o espaço possui uma equipe especializada, saídas de emergência bem localizadas e sinalizadas, extintores de incêndio e local para um posto de enfermagem. Verifique também se o local possui o alto de vistoria do corpo de bombeiros. (AVCB)

Atenção à acessibilidade

Para a realização do seu evento corporativo, opte por espaços que simplifiquem a entrada e a circulação de pessoas com mobilidade reduzida. Sendo assim, verifique se há rampas de acesso, elevadores, estacionamento e banheiros adaptados no espaço para eventos.

Verifique a estrutura e as instalações elétricas

É importante verificar se o espaço para eventos corporativos possui estrutura para instalações elétricas e recursos audiovisuais e de iluminação. Além disso, se há estrutura para decoração, climatização, geradores de energia e chapelaria. Outro ponto a ser observado é se os banheiros estão em boas condições de uso.

estrutura buffet catharina
Estrutura para iluminação e sonorização / Imagem: Acervo Buffet Catharina
Analise a experiência de mercado e certificações de qualidade

Antes de escolher um espaço para eventos corporativos, analise o portfólio das celebrações realizadas no local. Ou seja, empresas com experiência de mercado e certificações de qualidade mostram que estão aptas a realizar eventos de sucesso.

Além disso, através da observação de eventos anteriores realizados no local é possível obter inspirações, como por exemplo, de que forma os espaços foram utilizados para o desenvolvimento das atividades.

evento sulamerica buffet catharina Evento 120 Anos SulAmérica no Salão Nobre / Imagem: Acervo Buffet Catharina

Verifique os serviços adicionais oferecidos

Verificar os serviços adicionais oferecidos pelo espaço para eventos corporativos pode garantir vantagens na negociação. Extras como o serviço de buffet podem, além de proporcionar melhor preço na locação do espaço, contribuir para reduzir o trabalho na organização no evento corporativo.

serviço buffet catharina
Serviço de Buffet Catharina / Imagem: Acervo Buffet Catharina

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