7 dicas para organizar um evento corporativo

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Foto: Gustavo Lovalho / Arquivo Buffet Catharina

Mais do que um momento de descontração, o evento corporativo é uma forma de fazer networking e gerar negócios. Pensando nisso, é importante adequar todas as vertentes do seu evento, antes de começar a organizá-lo.

Planejamento

Em primeiro lugar, defina as metas e o resultado esperado do seu evento corporativo e elabore uma estratégia para que ele gere resultados. Para isso, faça um levantamento do público que pretende atingir. Assim, você terá uma visão mais específica do perfil dos seus convidados.  A partir disso, determine o local, cardápio, estratégias de divulgação e atividades a serem desenvolvidas.

Data

Para a escolha das datas, estude diversas possibilidades. Dessa forma, você terá mais opções na hora de definir os fornecedores e alinhar com a disponibilidade dos convidados. Evite planejar o evento corporativo muito em cima da hora, pois o prazo mais curto muitas vezes resulta em eventos mais caros e propensos a erros.

E fique atento a épocas próximas a feriados e férias escolares. Não se esqueça de que muitas pessoas costumam programar viagens para esse período e o trânsito na cidade também pode ficar mais complicado. Isso poderá contribuir para que muitas pessoas desistam de ir ao evento.

Programação

Um evento bem-sucedido significa ter convidados engajados, que realmente queiram estar lá. Por isso, na hora de planejar o seu evento corporativo, considere: o que seria atrativo para o seu público-alvo? Pense: O que faria com que eles sentissem vontade de fazer parte do seu evento? O que poderia agregar valor à vida dos seus convidados?

Orçamento

Na hora de elaborar a planilha financeira do evento, preveja uma margem de sobra. É melhor ter a possibilidade de flexibilizar, do que precisar optar por um fornecedor inferior. Uma opção mais barata pode comprometer o sucesso e a qualidade do seu evento.

Fornecedores

Escolha fornecedores qualificados. Muitas vezes o barato sai caro. Por isso, não se esqueça de que a imagem da sua empresa está atrelada ao seu evento. Portanto, certifique-se de estar cercado de bons fornecedores, com experiência no mercado e boas referências.

Além disso, busque parceiros criativos, que estejam dispostos a sugerir opções para inovar e diferenciar o seu evento. É preciso ainda que eles sejam pontuais e responsáveis e ofereçam um bom custo-benefício, dentro da planilha prevista para o evento.

Cerimonial

Conte com uma equipe para auxiliar na organização do evento corporativo e distribua tarefas. Independentemente do tipo de evento que você irá organizar, geralmente são muitos detalhes envolvidos. Quando cada um se responsabiliza por uma parte, as chances de erros são minimizadas. No dia do evento, essa equipe será fundamental para acompanhar todo o processo e garantir que tudo saia como planejado.

Pós evento

Após o evento é importante criar ferramentas para mensurar a satisfação dos presentes. Ou seja, é importante entender o que os participantes acharam, os pontos positivos e o que pode ser aprimorado para uma próxima oportunidade.

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